My, společnost DEPOT PRAGUE, s.r.o. se sídlem U Vozovny 525/ 2a, 10800 Praha 10, IČ: 28917961, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 153075 (dále jen „DEPOT PRAGUE “ nebo „my“), zpracováváme osobní údaje v souladu s právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“), a dále v souladu s našimi vnitřními předpisy a zásadami.
Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí našich smluvních partnerů.
Při zpracování osobních údajů proto postupujeme vždy tak, abychom:
• zpracovávali aktuální a přesné údaje, a to pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu zpracování,
• zpracovávali osobní údaje pouze po nezbytně dlouhou dobu pro naplnění účelu zpracování,
• maximálně zabezpečili Vaše osobní údaje, a to zejména přijetím vhodných opatření, která Vaše osobní údaje ochrání před jakýmkoli neoprávněným přístupem,
• v co největší míře zachovali Vaše soukromí, proto vždy řádně posuzujeme, zda určité zpracování je nezbytné, a zda nepřiměřeně nezasahuje do Vašich práv a svobod.
Kategorie osobních údajů
Zpracováváme následující kategorie Vašich osobních údajů:
• Identifikační a adresní údaje: jméno, příjmení, datum narození, údaje o dokladech totožnosti nebo cestovních dokladech, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa
• Elektronické kontaktní údaje: mobilní telefon, e-mailová adresa,
• Jiné elektronické údaje:IP adresa,
• Další osobní údaje potřebné pro zajišťování ubytovacích služeb: záznamy kamerového systému, údaje z přístupového systému do objektu
Jak Vaše osobní údaje získáváme?
Vaše osobní údaje získáváme od Vás nebo z vlastní činnosti. Pokud osobní údaje získáváme od Vás, vždy Vás informujeme o tom, zda je poskytnutí osobního údaje zákonným nebo smluvním požadavkem nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy nebo Ubytovací karty, zda máte povinnost osobní údaje poskytnout a o možných důsledcích neposkytnutí osobních údajů.
Vaše osobní údaje získáváme zejména Od Vás:
• při osobní nebo písemné komunikaci s Vámi, včetně komunikace emailem a prostřednictvím webového rezervačního formuláře
• za účelem přípravy poskytnutí ubytovací služby, během jejího trvání a ukončení
• dále osobní údaje získáváme v rámci našich oprávněných zájmů.
Pro jaké účely zpracováváme Vaše osobní údaje?
Jak jsme Vás již výše informovali, Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění účelu můžeme v určitých případech Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiné účely, než pro které byly shromážděny. Vaše osobní údaje archivujeme po dobu stanovenou zákonem nebo dále uchováváme, abychom mohli vyřídit Vaše eventuální nároky, případně bránit naše práva a oprávněné zájmy.
Vaše osobní údaje zpracováváme:
a) Pro účely plnění smlouvy – poskytování ubytovací služby
b) pro účely plnění našich zákonných povinností
c) pro účely našich oprávněných zájmů
Ad a) Plnění smlouvy - poskytování ubytovací služby
Zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely související s plněním smluvních závazků obou smluvních stran, zejména pro účely platného uzavření, plnění, změny a ukončení smluv a vzájemné komunikace. Poskytnutí uvedených osobních údajů je tedy smluvním požadavkem.
Pro tyto účely jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů: identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje, další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy.
Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání poskytování ubytovací služby nebo související komunikace.
Ad b) Plnění právních povinností
Jelikož se na naši činnost vztahuje řada právních předpisů musíme v určitých případech ze zákona zpracovávat Vaše osobní údaje.
Další povinnosti, pro jejichž splnění je nezbytné, abychom zpracovávali Vaše osobní údaje, nám jsou uloženy dalšími právními předpisy České republiky (např. zákonem o účetnictví nebo zákonem o místních poplatcích) Vaše osobní údaje též zpracováváme z důvodu vyhovění požadavkům státních orgánů. Pro tyto účely jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů: identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje, údaje o dokladech totožnosti nebo cestovních dokladech, další osobní údaje potřebné pro plnění našich poviností a případně další osobní údaje.
Tyto osobní údaje uchováváme po dobu nezbytně nutnou pro splnění daných právních povinností.
Ad c) Naše oprávněné zájmy
Vaše osobní údaje také zpracováváme z bezpečnostních, provozních, administrativních nebo jiných důvodů souvisejících s tím, abychom pro Vám mohli poskytnout naše služby. Jsou to naše oprávněné zájmy. Na základě těchto oprávněných zájmů zpracováváme Vaše osobní údaje pouze za předpokladu, že Vaše zájmy a základní práva a svobody nepřevažují náš oprávněný zájem. Pokud se zpracováním nesouhlasíte, máte právo vznést námitku a my provedeme nové posouzení a případně osobní údaje přestaneme zpracovávat.
Pro tyto účely jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů: identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje, další osobní údaje potřebné pro poskytnutí ubytování.
Jedná se o následující oprávněné zájmy:
• Ochrana majetku, života a zdraví osob vstupujících do našich objektů a ubytovaných osob. Za tímto účelem jsou v bezprostřením okolí a prostorech našeho objektu nainstalovány kamerové systémy a je vedena evidence příchodů a odchodů. O umístění kamer jste vždy informováni informačními cedulemi při vstupu do sledovaného prostoru. Kamerové záznamy jsou uchovávány nejdéle po dobu 2 týdnů. V případě nutnosti mohou být kamerové záznamy předány orgánům činným v trestním řízení případně slouží jako podklad pro řešení jiných problémů spojených s poskytováním našich služeb. Mimo tento účel nejsou kamerové záznamy nijak zpracovávány ani jinak využívány. Evidence příchodů a odchodů je uchovávána po dobu 9 měsíců.
• Administrativní účely. Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje v souvislosti s administrativním podporou podporou našich služeb. Tyto osobní údaje uchováváme po dobu Vašeho pobytu.
Komu Vaše osobní údaje zpřístupňujeme?
Vaše osobní údaje zpracováváme jakožto správce osobních údajů. To znamená, že určujeme účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme stanovujeme prostředky jejich zpracování. Pro plnění našich zákonných povinností jsme v některých případech povinni poskytovat Vaše osobní údaje třetím stranám, které jsou také v roli správců osobních údajů. Jedná se zejména o případy poskytování osobních údajů na vyžádání orgánům činným v trestním či správním řízení.
Pro zpracování Vašich osobních údajů využíváme též služeb externích zpracovatelů. Využíváme následující kategorie zpracovatelů: provozovatel webových stránek a správce našeho informačního systému. Se všemi zpracovateli jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů tak, aby ochrana Vašich osobních údajů byla zaručena v maximální možné míře.
Vaše osobní údaje však zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu a v podobě nutné k dosažení účelů uvedených v tomto Prohlášení.
Jak Vaše údaje zpracováváme?
Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí našich smluvních partnerů. Při zpracování osobních údajů postupujeme vždy tak, aby Vaše osobní údaje byly zabezpečeny v maximální možné míře a nemohly být zneužity.
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány našimi pověřenými zaměstnanci a zpracovateli, jak je uvedeno výše. Učinili jsme taková opatření, aby k Vašim osobním údajům měli přístup pouze zaměstnanci a zpracovatelé, kteří se podílejí na jejich zpracování, a také aby tito zaměstnanci a zpracovatelé zachovávali mlčenlivost o veškerých skutečnostech, údajích a datech (osobních či jiných), o nichž se dozvěděli při výkonu své práce.
Se všemi našimi zpracovateli Vašich osobních údajů vždy uzavíráme písemnou smlouvu upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké jsou dodržovány v naší společnosti.
Jaká máte práva v oblasti ochrany osobních údajů?
Vaše údaje zpracováváme zcela transparentním způsobem. Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:
Právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které zpracováváme.
Právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje.
Právo na výmaz Vašich osobních údajů (resp. právo být zapomenut). Na Vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených podmínek vymazat Vaše osobní údaje. Upozorňujeme Vás, že Vaše osobní údaje naopak nemohou být vymazány, pokud je jejich zpracování nezbytné (např. existuje pro zpracování zákonná povinnost).
Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů. Na Vaši žádost můžemeza určitých, právními předpisy stanovených, podmínek omezit nakládání s Vašimi osobními údaji. Pokud uplatníte Vaše právo na omezení zpracování a bude naplněna některá z těchto podmínek, provedeme v našich systémech záznam, že se na dané údaje vztahuje omezenía takové údaje nebudeme zpravidla aktivně dále zpracovávat. Pokud pominou důvody pro omezení zpracování, omezení zpracování Vašich osobních údajů zrušíme. O tom Vás budeme předem informovat.
Pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného úřadu členského státu Evropské unie, který je pověřen dozorem nad dodržování povinností stanovených GDPR. Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz
Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou osobní údaje zpracovány
• Pro účel plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci,
• pro účel oprávněných zájmů správce či třetí strany,
V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
V případě uplatnění jakéhokoliv výše uvedeného práva písemnou formou Vás bez zbytečného odkladu písemně informujeme o způsobu vyřízení Vaší žádosti. Kontaktovat nás můžete v sídle společnosti uvedeném výše. Související Informace poskytneme také na tel.: +420 272 702 741 nebo prostřednictvím:
Aktualizace
Toto informační memorandum průběžně kontrolujeme a můžeme jej příležitostně měnit (především aby byl dodržen soulad s právními předpisy a postupy ochrany osobních údajů) verze budou vždy k dispozici na našich webových stránkách.
V Praze dne 21. května 2018 Vladimír Kula, jednatel společnosti
